KPIとは、「Key Performance Indicator」の略語で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されています。KPIは、今やビジネスパーソンが知っておくべき、基本的な用語と言えるかもしれません。

しかし、なんとなくその言葉を使っていても、本当の意味では理解していないという人も少なくありません。

本記事では、KPIの成り立ちやKGIとの違い、効果的な設定方法までご説明していきたいと思います。

１．KPIとは

「Key Performance Indicator（重要業績評価指標）」の頭文字をとった略語で、目標を達成するまでのプロセスにおいて設定される中間的な指標です。

 

上図で言えば、売上額が目標で、KPIが既存客の売上と新規客売上になります。既存客の売上・新規客売上のそれぞれを達成できれば、売上額も当然達成します。

 

つまり、KPIの達成状況を確認することは、目標達成までの進捗を把握することを意味するのです。

 

又、チーム内でKPIを共有し、目標に対する到達率を数値で把握することで適切に組織活動を行うことができるようになります。

 

KPIは、Ｒ・S・キャプラン氏（ハーバード大学教授）と、Ｄ・P・ノートン氏（コンサルティング会社社長）が1992年、「ハーバード・ビジネス・レビュー」に掲載した論文の中で、業績評価手法として「バランススコアカード」（ＢＳＣと略されることも多い）を紹介し、その重要なツールの一つとして、世の中に初めて登場します。

企業の競争環境が激しさを増す中で、結果を見てから対応を考えるのでは、経営にスピード感に欠けることから、中間的な指標であるKPIに着目したマネジメントである、「KPIマネジメント」が注目されています。

 

２．KGI・KSFの意味とKPIマネジメント

KPIマネジメントとは、その名の通りKPIを活用したマネジメントです。

 （１）KGI・KSF・KPIの意味と違い

 KPIマネジメントは、KGI･KSF･KPIという３つの要素で構成されています。

 それぞれの意味と違いについて見ていきましょう。

 

（２）KPIマネジメントの特徴

KPIマネジメントの特徴は、大きく２つあります。

 

 

つまり、「最終的な業績や成果を達成するための中間指標（先行指標）＝KPI」をマネジメントすることで、進捗状況をいち早く把握し、問題解決の手を打っていくことで、先行管理が可能となり、安定した目標達成が可能となるマネジメントです。

 

３．KPIツリーとは

（１）KPIツリーとは

KPIツリーは、KGI達成のために必要な要因をロジックツリーで分解したものです。

KGIを構成する要素を因数分解して、重要な施策であるKSFを洗い出し、実行可能となるレベルまで落とし込んだ指標であるKPIにまとめることで、どんな指標を追えばKGIが達成できるかが一目で分かるようになり、目標を達成するための道筋が見えやすくなります。

（２）KPIツリーを作成するメリット

 KPIツリーを作成するメリットには、

などがあります。

 

（３）KPIツリー作成のポイント

それぞれのKPIを四則演算できる要素で数値化することが大切です。複雑な計算式を採用すると、KPI同士の関連性が不明確になります。

足し算型・掛け算型のいずれにせよ、その階層における足し算や掛け算の結果が一段上の階層のものとほぼ一致させることで、MECE(漏れもダブりもない状態)となります。

 

４．KPI・KGIの設定方法　

KPIの設定・運用は、四つのステップで行います。

 

 

以下に、自部門や自チームのKPIを策定することを想定して、KPI設定の方法について順に説明していきます。

 

（１）KGIの設定

KGIは、最終的に期末に到達したい最も重要な目標数値です。組織の規模にもよりますが、部門やチームでは、1～２のKGIに絞り込むべきだと考えてください。

 

主な部門の戦略は、中期計画や今年度計画として示されている場合が多いと思いますが、KGIは定量的に設定しますので万一、数値目標が不明瞭な場合は関係者間でしっかりと確認する必要があります。

 

人事評価と直接連動させる場合は、納得感のない設定はNGです。人事評価に連動されていない場合は、大きな目標にチャレンジすることを検討しても良いかもしれません。

 

（２）KSFの洗い出しと設定

プランニングギャップの確認とギャップを埋める仮説の設定を行うKPIマネジメントの肝となる段階です。

 

プランニングギャップを埋めるためには、新たな挑戦やデータに裏打ちされた施策＝仮説である「重要成功要因」＝「KSF」が必要になってきます。

 

売上を２０％増加させるためには、営業人員を２０％増加させるというは、平均の一人当たり売上実績というデータから導き出された施策として、十分に説得力があります。

 

しかし、さらに分析を進めれば、経験３年以内の若手の生産性を向上できれば達成出来る場合や今まで行っていなかった、Ｗｅｂ広告を行うことで販路の拡大が行える場合もあります。

 

仮説の設定は、さまざまな可能性を考える必要がありますの、KPIツリーを利用して検討していきましょう。

 

今回は、事前の調査で既存顧客には、あまり成長を期待出来ないことが判明していることから、プランニングギャップを新規顧客の売上増で埋めることが出来るという仮説を立て、KSFとして設定します。

（３）KPIの設定

設定されたKFSをさらにKPIツリーを使って、分解していきます。

 

 

KPIは現場のオペレーションでコントロールできる項目としなければなりません。

 

ＣＶＲや単価は、ある程度一定ですから、注目する指標からは外すことが出来ますので、ＰＶ数をKPIとし、ＰＶ数の目標数字を設定します。

（４）KPIの目標数値設定

KPIの目標数値が１００％達成された場合は、KGIも１００％達成されなければなりません。

 

したがって、以下のような目標数値を設定することとなります。

 

 

これまでのところを整理します。

 

 

５．KPI設定のポイント

 

KPIを設定する上での重要な目標設定を考えるフレームワークとして「SMART」が有名です。目標設定を正しく行うことで、社員の意欲が湧き、会社の雰囲気も変わります。

 

一方、目標を曖昧なままにしておくと、単なるお題目に終ってしまい、目標と具体的アクションが連動しないということが起こってしまいがちです。

 

（１）「SMART」とは

「SMART」は以下のそれぞれの頭文字をとった略語であり、それぞれの要素を満たすことで、きちんと機能する目標設定ができるというフレームワークです。

 

 

（２）SMARTの５つの要素

①Specific（具体的に）

誰が読んでもわかる、明確で具体的な表現や言葉で書き表すことです。

 

②Measurable（測定可能な）

目標の達成度合いが本人にも上司にも判断できるよう、その内容を定量化して表します。定期測定結果の評価分析を行い、PDCAにより目標の達成に対して効果な行動を行うことに繋がります。

 

③Achievable（達成可能な）

目標が達成可能な現実的内容かどうかを確認することです。現実的にチャレンジ可能な目標を設定することで、関係者の目標に対する合意とアクションの実行が期待できます。

 

④Relevant（経営戦略に関連した）

設定した目標が、自分が属する部署の目標、さらには会社の目標に関連する内容になっているかどうかを確認することです。個人的数値目標と企業全体目標との関連性やＫＰＩの項目と企業の最終目標との関連性などについて、全員が正しく理解している必要があります。

 

⑤Time-bound（期限を定めた）

いつまでに目標を達成するか、その期限を設定することです。特に先行指標であるＫＰＩに期限が設定されていない場合、全体の達成が困難になる可能性が高くなります。

　　　　　　

６．KPI設定後のアクションプランの作成とＰＤＣＡ

（１）アクションプランの作成

KPIの設定は完了しても、KPIマネジメントの成功の可否は、ここからのアクションプランの策定と、PDCAの実施に掛かっています。

 

先の事例では、ＰＶ数を4,000ＰＶ増加させることで、今期の売上増加目標が達成出来るはずです。では、ＰＶ数を増加させるアクションプランを考えてみましょう。

 

 ＰＶ数を増加させるには、以下の方策が考えられます。

アクションプランの決定については、実現のしやすさ（準備期間）や効果の出やすさなどを検討し、実施する順番を決めておきましょう。

 

同時にいくつかのアクションを並行実施する場合、それぞれのアクションが、KPIに及ぼす影響を測定する必要がありますから、組み合わせについても配慮する必要があります。

 

アクションプランが決まりましたら、部門やチームで議論を行い、以下の決定を行ってください。

 

　　　

結果・効果の測定時期をしっかり決めておくことが、ＰＤＣＡに必要ですから、ＫＰＩマネジメントを成功に導く、重要項目とも言えます。

  

（２）PDCAサイクルを回す

 

PDCAサイクル　

　　　　　　　　　　　　　　　　

 KSFやKPIは、仮説であると同時に、プランニングギャップを解消するチャレンジです。ここまでの段階は、PDCAでいえば、Ｐ：計画　とＤＯ：実行　まで行ったことを意味しています。

 

次のＣ：評価　については、KPIの項目数を絞り、測定可能な数値を設定したことにより、効果的に評価出来るはずです。

 

又、評価の測定時期も決定しますから、Ｃ：評価のプロセスがあやふやになることも防いでくれるはずです。

 

Ａ：改善の段階では、Ｃ：評価での検証結果を受け、

 

 

など、選択肢を多く持つようにし、その中からこの先の課題を検討、決定していきましょう。

 

７．KPIとOKRの違い

（１）OKRとは

ＯＫＲとは組織が何を目標にするか・目標をどうやって実現するか・進捗をどのように管理するか等のルールをまとめた目標管理手法です。

 

[Object and Key Results]の略称で、Objective（実現したい目標）とKey Results（達成すべき結果指標）の頭文字を取って出来た言葉です。

 

ＯＫＲは、アメリカのインテル社で誕生し、GoogleやFacebookなどシリコンバレーの先端企業で取り入れられている他、国内でもメルカリやSansanなどでも採用されていることで注目されています。

 

（２）KPIとOKRの違い

KPIとOKRの違いは大きく２点です。

 

①目標の達成率の違い

KPIは、目標までのプロセスを計測する指標であり、進捗率100%以上でなければ、KGIは達成しません。一方でＯKRは、チームを鼓舞する高い目標が設定されるため、進捗率進捗率は60〜70％が理想とされています。

 

②定性的か定量的か

OKRではObjective（「実現したい目標」）を定性的に設定します。組織のミッションやビジョンを具体化した、定性的な目標を設定することでメンバーが組織のミッションやビジョンをより意識出来るようになり、数字にこだわらない（計数目標より理念を大切にする）人を動機づけることが期待されます。

 

 

 

８．KPIを失敗するケース

KPIの設定を成功させるためには、その失敗例も意識しておくことが大切です。

 

失敗するケースには、以下のものが挙げられます。

 

 

（１）KPIが多すぎる

あまりにも多くのＫＰＩ設定は、やることが複雑になりすぎ、チーム一人ひとりの達成意欲を低下させる原因になってしまいます。

 

又、資料作りや集計に工数をとられ、本来の業務を圧迫してしまうということも起こり得ます。

 

（２）KPIとKGIの整合性がない

KPIの設定が正しく行われ、すべてのKPIが達成されることで、自動的にKGIは達成されます。

 

KPIが問題なく進捗しているのに、KGIの達成が大きく遅れるようなケースは、KPIとKGIに整合性がない可能性があります。

 

この場合は、もう一度、KPIツリーを利用して、KSFとKPIを見直す必要があります。

 

（３）アクションプランのPDCAが上手く回せない

KPIマネジメントの本質は、KPIをKGIの先行指標として、目標の遅れに対して、早期に対応を行うことにあります。

 

このケースは、進捗管理をする担当が決まっていないケースや、KPIが多すぎて、レビュー頻度を守れていないケースが多く見られます。

 

KPIを決定する段階で、しっかり絞り込みを行い、各自の役割とレビューの時期を決めておきましょう。

 

９．まとめ

KPIを設定しているが、上手く活用出来ていないという企業には、残念ながら以下のたとえ話に該当するようなケースが多くあるように見受けられます。経営書で引用されることの多い『街灯の下で鍵を探す』というたとえ話です。

 

 

英語では、"under the street light" joke あるいは"looking-for-keys-under-the-streetlight" jokeと言われていますので、笑い話とも言えますが、ここで言う『街灯の下』は、比較的測定しやすいが、本質をついた仮説に基づいていないことを意味しています。

 

KPIマネジメントは「ロジカルにデータや数字を活用して経営していこう」と言うことですから、この様なKPIを設定しないよう留意してください。