税理士　米津 晋次

１．クラウド会計ソフトのメリットとデメリット

クラウド会計ソフトの主なメリットとデメリットをまとめると、次のとおりです。

２．導入・運用にあたっての留意点

(1)導入時の留意点

クラウド会計ソフトの導入時には、次の点に留意しましょう（無料お試し期間付きのものであれば、本格導入の前に使い勝手を実際に確認できます）。

①機能・データ連携・ユーザー数

クラウド会計ソフトにはさまざまなものがあり、それぞれ機能に違いがあります。

まずは、導入しようとするクラウド会計ソフトに、必要な機能が揃っているかをチェックします。各ソフトは、対象としているユーザー層が異なりますので、きちんと見分けることが大切です。

あわせて、データ連携が可能な範囲を確認することも重要です。会社で頻繁に使うサービスと連携できるか否かで、業務効率に大きな差が出ます。

また、最大ユーザー数は足りるか、何人までなら追加料金が発生しないかも確認すべきです。

②サポート体制

クラウドに限らず、会計ソフトはメーカーのサポート体制が重要です。サポート体制は、会計ソフトによって大きく異なり、サポートへのつながりやすさ、レスポンスの速さ、質問のしやすさ、対応範囲などに差があります。

サポート体制を確認し、自社に合ったサポート体制のサービスを導入しましょう。

③セキュリティ

会計データをインターネット上（メーカーのサーバー）に保管しますから、クラウドシステムに実績があり、事故のないメーカーの会計ソフトを利用すると安心です。

④会計担当者への対応

会計ソフトを変更すると、初期設定を行う時間が必要になりますし、画面や操作が変わるので慣れるまで入力効率も悪くなります。変更に際しては、事前に会計担当者の同意を得るとともに、導入後も一定の配慮が必要になります。

⑤税理士事務所の対応

税理士事務所が、使用したいクラウド会計ソフトに対応しているかを確認します。クラウド会計ソフトには対応していても、自社が導入しようとする会計ソフトには対応していないということもあります。

(2)運用時の留意点

①ログイン情報の管理

クラウド会計ソフトは、ログイン情報さえわかれば、どこからでも利用することが可能です。逆にいうと、ログイン情報さえわかれば、誰もが重要情報が含まれる会計データを見たり、変更したりすることができます。

その意味で最も注意すべきなのは、ＩＤ、パスワードといったログイン情報をしっかりと管理することです。そのためには、次のような対応が大切になります。

管理するログイン情報が多ければ、パスワード管理アプリを利用することを検討します。パスワード管理アプリ用のパスワードを１つ覚えれば、それ以外のパスワード管理をアプリに任せることができます。

②外部パソコンからのアクセス

出張先のホテルやインターネットカフェなど、不特定多数の人が使う外部のパソコンから会計ソフトにアクセスすることがあるかもしれません。その場合は、次のことに気をつけましょう。

セキュリティ保護を優先するのであれば、クラウド会計ソフトへのアクセスは社内と自宅のパソコンに限定し、外部パソコンからのアクセスは禁止する運用にするとよいでしょう。

「Netpress」はPDF形式でもダウンロードできます

SMBCコンサルティング経営相談グループでは、税金や法律など経営に関するタイムリーで身近なトピックスを「Netpress」として毎週発信しています。過去の記事も含めて、A4サイズ1枚から2枚程度にまとめたPDF形式でもダウンロード可能です。

PDF一覧ページへ