労働基準監督署の調査で必ず閲覧を求められる「36協定」は、単なる事務手続きではなく、企業が刑事罰を受けないために必要な要件です。「毎年届出を出しているから大丈夫」と考えている企業でも、３６協定の不備により、すべての残業が労働基準法違反となるケースが後を絶ちません。本稿では元監督官の視点から、企業が見落としがちな3つの落とし穴と実務的な対策を解説します。

①過半数代表者の適正な選出
②特別条項の運用
③管理監督者の労働時間管理

【３６協定 様式】

1. 落とし穴①：過半数代表者の適正な選出

36協定の有効性を担保する大前提が、「過半数代表者」の適正な選出です。手続きに不備があれば協定そのものが無効となるリスクがあります。

• 「会社による指名」や「親睦会長を自動的に過半数代表者にすること」等は認められません。「36協定の代表者を選ぶ」という目的を示した上で、投票や挙手、持ち回り決議など、労働者による自主的・民主的な選出手続きが必要です。
• 経営者と一体的な立場にある管理監督者（労基法第41条第2号に規定する者）は、労働者との利益相反を防ぐため、過半数代表者にはなれません。

2. 落とし穴②：特別条項の運用

(1)「特別条項の上限時間」の設定

36協定の特別条項は、下図の時間の範囲内で上限時間を設定・運用することになります。

法違反を恐れて「月99時間」など上限に近い時間を設定する企業が見られますが、実態に伴わない極端な設定は監督署の指導対象になりやすいです。過労死ラインである「月80時間」を目安とし、自社の実態に合わせた現実的な時間を設定することが必要です。

(2)「臨時的な事由」の定め

特別条項の発動は「臨時的な必要がある場合」に限られます。「業務多忙」といった理由では、事後の調査や裁判で無効と判断されるリスクがあります。「大規模なシステムトラブルへの対応」など、具体的かつやむを得ない事由を記載する必要があります。

(3)手続きの記録と保存

特別条項の発動にあたり、「事前に過半数代表者へ申し入れる」などの手続きを実施した客観的証拠（メールや書面）を記録・保存しておくことが、近年の監督署対策として推奨されます。

(4)健康確保措置の実効性

特別条項適用者への「健康確保措置」の実施は必須です。「相談窓口の設置」などが形だけになっているケースが多いため、形式的に法を守るのではなく、自社で本当に機能する実効性のある措置を検討・実行していく必要があります。

3. 落とし穴③：管理監督者の労働時間管理

「管理職は残業代が出ないから労働時間を把握しなくてよい」というのは誤りです。管理監督者であっても、労働安全衛生法に基づく「労働時間の状況の把握義務」があります。具体的にはタイムカードやPCログ等の客観的な方法で時間を把握することになります。これを怠り、長時間労働によるメンタル不調や過労死を招いた場合、安全配慮義務違反として損害賠償リスクを負うことになります。

４. 36協定に関するよくあるQ&A

Q. 「反対意見がなければ信任したものとみなす」という形式で選出した代表者は有効ですか？

A. 無効と考えられます。民主的な手続きとは認められないため、明確に賛成（信任）の意思を集計する形をとる必要があります。

Q. 年度途中で過半数代表者が退職してしまったら、36協定は再提出が必要ですか？

A. 有効期間内であれば不要です。 要件は「協定の締結時点」で満たされていれば良いためです。ただし、期間中の内容変更や次年度の締結時には、新たな代表者を選出する必要があります。

Q. 対象期間の途中で36協定を破棄・再締結し、対象期間の起算日を当初の36協定から変更することはできますか？

A.　原則できません。 全社的な期間統一など例外的なケースに限り可能ですが、その際も変更前の36協定の内容を引き続き遵守する必要があります。

５. 労働時間規制緩和の最新動向（監督署の指導方針）

労働時間規制緩和の動きに伴い、監督署の指導方針も見直されています。従来は36協定の範囲内でも「月45時間」を超える残業に対して一律に指導文書が交付されていましたが、現場の過度な負担を軽減するため、この機械的な運用は廃止される見込みです。

しかし、このような一律の指導がなくなる代わりに、「健康確保措置が実際に機能しているか」といった、労働者の健康確保を重視した実効性のある指導へとシフトすることが予想されます。自社の健康確保措置が形だけになっていないか早急な確認が求められます。

６. 結びに

36協定を単なる「毎年の書類仕事」ではなく、「法的リスクの削減と社員を守るもの」と捉える意識の差が企業の将来を左右します。労基法改正の議論も見据え、前年度の焼き直しで済ませるのではなく、手続きの適正さや運用の実態を今一度見直すことが、確実なリスク管理に繋がります。

多田国際社会保険労務士法人（https://tdc.tk-sr.jp/）には、労働基準監督官の経験を持つ者が在籍しており、36協定の作成・届出から運用に至るまで、元監督官の視点からサポートさせていただくことが可能です。ご不安な点があれば、気軽にご相談ください。

※本稿は、多田国際コンサルティンググループの同名コラムの要約版です。本編は、以下のサイトでご覧いただけます。https://tdc.tk-sr.jp/hr_blog/

出典：

• 厚生労働省HP「主要様式ダウンロードコーナー」（労働基準法等関係主要様式）時間外労働・休日労働に関する協定届（様式第9号の２）
  https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudoukijunkankei.html
• 厚生労働省リーフレット「36協定の締結当事者となる過半数代表者の適正な選出を」
  https://www.mhlw.go.jp/content/11200000/001074527.pdf
• 第193回労働政策審議会労働条件分科会（参考資料No.3）
  https://www.mhlw.go.jp/content/11201250/001378513.pdf
• 厚生労働省パンフレット「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」
  https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf
• 改正労働基準法に関するＱ＆Ａ
  https://www.mhlw.go.jp/content/000487097.pdf
• 厚生労働省リーフレット「３６協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針」
  https://www.mhlw.go.jp/content/000350731.pdf
• 日本成長戦略本部提言（自民党）
  https://storage2.jimin.jp/pdf/news/policy/213021_1.pdf