1. はじめに

　「うちの会社は、創業時に作った就業規則を労基署に届け出ているから大丈夫！」

　そう安心している人事担当者や経営者の方は少なくありません。しかし、元労働基準監督官の視点から見ると、届出が済んでいても実は万全な状態とは限らないのが実情です。

　今回は労働基準法（以下、「労基法」）の89条（作成・届出義務）、90条（意見聴取義務）、106条（周知義務）を中心に、実務上陥りがちな「4つの落とし穴」を分かりやすく解説します。自社のルールを見直すきっかけにしていただければ幸いです。

2. 就業規則のよくある「落とし穴」

2-1. 【落とし穴①】従業員の反対、白紙の意見書…どう対応するのが正解？

　就業規則改訂に際し、従業員代表から反対意見が出たら、どう対応すればよいのでしょうか。 

　労基法90条は、「意見を聴くこと」を求めており、「同意を得ること」までを要求しているわけではないため、この場合も労基署への届出は可能です。反対意見を理由に未提出のままとなる方がリスクは高く、従業員が常時10名以上の事業場であればそれ自体が届出義務違反（労基法89条違反）となりえます。

　ただし、反対意見を一切無視することも避けるべきです。特に「就業規則の不利益変更」を巡る労使紛争に発展した場合、その変更が法的に「有効」か「無効」かを争い、裁判で「労使交渉の経緯」が問われることがあります（労働契約法10条）。

【ここに注意！】

　反対意見に対しても、丁寧な説明を通じて理解を得たり、妥協点を探る姿勢が、将来の変更が「無効」となるリスクを防ぐ鍵となります。なお、従業員代表への不利益な取り扱いは禁止されているため、反対意見を理由に解雇等を行ってはいけません（労基法施行規則6条の2）。

　従業員代表の意見がない場合でも、意見聴取を実施したことを明確に示す観点から、意見書は空欄ではなく「意見なし」と記入することが必要です。

図表1：「就業規則意見書（記載例）」（厚生労働省）

2-2.【落とし穴②】「詳細は別に定める」の罠

　創業時などに急いで就業規則を作成したような場合、一部を委任規定（「詳細は別に定める」等）としているにもかかわらず、委任先の別規程の作成が漏れる「リンク切れ」が生じがちです。

　労基法89条は、以下の一定事項を就業規則に盛り込むよう定めています。詳細を別規程に委任することは可能ですが、別規程も存在する必要があります。仮に別規程が存在しない場合、就業規則の作成義務違反（労基法89条違反）として、労基署から是正勧告を受ける可能性があります。

図表2：パンフレット「訪問介護員のための魅力ある就労環境づくり（厚生労働省）」P20より引用

【ここに注意！】

　自社の規程で「リンク切れ」が起きていないかを定期的に確認しましょう。

　また、委任規定によって「別規程」化したルールは、上記の事項に関するものである限り、法的に「就業規則の一部」となります。そのため、従業員への周知に加え、改訂時に就業規則本則と同様の意見聴取や届出が必要となる点に注意が必要です。

2-3.【落とし穴③】従業員が知ることができない就業規則は、「ない」のと同じ？

　「就業規則は機密書類だから、従業員の閲覧希望には応じず、人事だけで厳重に保管しよう」──こうした対応は、実は大きな誤りです。

　労基法106条は、従業員に対する就業規則の「周知」を義務づけており、不十分な場合は労基署による是正勧告の対象となります。

　さらに深刻なのが「就業規則の効力自体が否定されるリスク」です。「労働者に周知されていなければ就業規則の効力が生じない」と最高裁で判示された例もあります（フジ興産事件）。特に就業規則への規定が前提となる懲戒処分の効力が否定されれば、横領などに対しても一切懲戒処分を下せない事態に陥りかねません。就業規則を作成している事業場では、事業場の規模を問わず周知が不可欠です。

【ここに注意！】

　就業規則の正しい周知方法は以下のとおりです（労基法施行規則52条の2）。

◦ 各作業場への掲示、備え付け

◦ 書面による交付

◦ パソコン等の機器を通じて、デジタルデータとして常時閲覧できる状態にする

図表3：パンフレット「訪問介護員のための魅力ある就労環境づくり（厚生労働省）」P23より引用

　備え付けを行う場合は、保管場所を全員に共有し、従業員が「いつでも自由に確認できる状態」にしておく必要があります。小規模な拠点も含め、全拠点で適正に周知されていることが大切です。

2-4.【落とし穴④】「受理されたから安心」の盲点

　「就業規則が労基署に受理されたから、きっと内容的にも問題ないだろう」というのは、大きな誤解です。実は、届出の際に行われるチェックは形式面（必要書類が揃っているか等）が中心であり、法改正への対応状況まで詳細に精査しているわけではありません。

　また、実務上は正しい運用を行っていても、就業規則が古いままだと、担当者変更に伴い後任者が運用を戻してしまい、意図せぬ法違反が生じることもあります。

【ここに注意！】

　「受理されたから」と安心せず、法改正に合わせてアップデートしていく意識が大切です。定期的なメンテナンスを続けることこそ、将来のトラブルを未然に防ぐ有効な手立てとなります。

3. おわりに

　就業規則は、企業と従業員の信頼関係を支える大切な「共通のルールブック」です。

◦ 反対意見への対応

◦ 「リンク切れ」が生じていないか

◦ 就業規則の周知状況

◦ 法改正が反映されているか

　これらのポイントを、ぜひ一度見直してみてはいかがでしょうか。事前の確認が、将来のトラブルを防ぐ大きな盾になります。

　多田国際コンサルティンググループでは、就業規則のアップデートをはじめ、国内の労務コンプライアンス対応はもちろん、海外進出企業の労務サポートまで、グローバルな視点で企業の人事労務を幅広く支援しております。労務管理にお悩みの際は、ぜひご相談ください。